M. Erdal Balaban Değerli Konuklar ve Sevgili Öğrenciler, İşletme Kulübünün 2005 yılında dergilerinde yayımladıkları aşağıdaki yazımda Proje Yönetiminin önemine değinmiştim, halen bu konu önemini koruyor, Ancak daha da önemlisi ele aldığımız projelerin başarılı olmasıdır, “Başarı Odaklı Proje Yönetimi” konusunu sizlerle daha sonra paylaşmak istiyorum. Kaynak: Genç Girişim İşletme Kulübü Dergisi, Aralık 2005.
PROJE YÖNETİMİ VE ÖNEMİ
Bu yazımda proje yönetim konusunu kavramsal olarak sizlere özetlemeye ve bu konuda bir vizyon kazandırmaya çalışacağım. Öncelikle, Kellog Business School’da (Northwestern Üniversitesi) İş İdaresi master öğrencileri ile “Zaman Yönetimi” dersi profesörü arasında geçen gerçek hikaye ile bu konuya dikkatinizi çekmek istiyorum. Profesör sınıfa girip karşısında duran dünyanın en seçilmiş öğrencilerine kısa bir süre baktıktan sonra, “Bugün Zaman Yönetimi konusunda deneyle karışık bir sınav yapacağız” dedi. Kürsüye yürüdü, kürsünün altından kocaman bir kavanoz çıkarttı. Arkadan, kürsünün altından bir düzüne yumruk büyüklüğünde taş aldı ve taşları büyük bir dikkatle kavanozun içine yerleştirmeye başladı. Kavanozun daha başka taş almayacağına emin olduktan sonra öğrencilerine döndü ve “Bu kavanoz doldu mu?” diye sordu. Öğrenciler hep bir ağızdan “Doldu” diye cevapladılar.
Profesör “Öyle mi?” dedi ve kürsünün altına eğilerek bir kova çakıl taşları çıkarttı. Çakıl taşlarını kavanozun ağzından yavaş yavaş döktü. Sonra kavanozu sallayarak çakıl taşlarının büyük taşların arasına yerleşmesini sağladı. Sonra öğrencilerine dönerek bir kez daha “Bu kavanoz doldu mu?” diye sordu. Bir öğrenci “Dolmadı herhalde” diye cevap verdi. “Doğru” dedi profesör ve gene kürsünün altına eğilerek bir kova kum aldı ve yavaş yavaş tüm kum taneleri büyük taşlarla çakıl taşlarının arasına nüfuz edene kadar döktü. Gene öğrencilerine döndü ve “Bu kavanoz doldu mu?” diye sordu. Tüm sınıftakiler bir ağızdan “Hayır” diye bağırdılar. “Güzel” dedi profesör ve kürsünün altına eğilerek bir sürahi su aldı ve kavanoz ağzına kadar doluncaya dek suyu boşalttı. Sonra öğrencilerine dönerek “Bu deneyin amacı neydi” diye sordu.
Uyanık bir öğrenci hemen “zamanımız ne kadar dolu görünürse görünsün, daha ayırabileceğimiz zamanımız mutlaka vardır” diye atladı. “Hayır” dedi profesör, “Bu deneyin esas anlatmak istediği eğer büyük taşları baştan yerleştirmezsen küçükler girdikten sonra büyükleri hiçbir zaman kavanozun içine koyamazsın” gerçeğidir.
Öğrenciler şaşkınlık içinde birbirlerine bakarken profesör devam etti: İşte insan hayatı da böyledir. “Nedir hayatınızdaki büyük taşlar? Çocuklarınız, eşiniz, sevdikleriniz, arkadaşlarınız, eğitiminiz, hayalleriniz, sağlığınız, bir eser meydana getirmek, başkalarına faydalı olmak, onlara bir şey öğretmek! Büyük taşlarınız belki bunlardan birisi, belki bir kaçı, belki hepsi. Çakıl taşları ise daha az önem taşıyan değerleri temsil ediyor. Evimiz, işimiz, arabamız, kariyerimiz. Kum taneleri ise yaşadığımız ufak tefek gündelik sıkıntıları temsil ediyor. İşlerimizin istediği gibi gitmemesi, elektriğin kesilmesi, trafiğin sıkışması gibi günlük sıkıntılar. Vazonun içine önce kumu döküp daha sonra da çakıl taşlarını yerleştirseydi ne olurdu? Büyük taşlara, yani hayatımızdaki en önemli değerlere yer kalmazdı değil mi? İşte bizler günlük yaşanan ufak tefek sıkıntılar ile zihnimizi, bedenimizi, duygularımızı, tüm yaşamımızı doldurmaya kalkarsak sağlığımızı, sevdiklerimizi hatta hayatta bizim için önemli olan herşeyi kaybedebiliriz. Oysa sıralamayı doğru yaptığımızda hayatımızdaki tüm sorunlar ve problemlere rağmen hayatımızın vazonun içinde son olarak konan su gibi akacak yer bulduğunu görüyoruz. Bu akşam uykuya yatmadan önce iyice düşünün ve sizin büyük taşlarınız, çakıl taşlarınız ve kum taneleri hangileridir iyi karar verin. Bilin ki büyük taşlarınızı kavanoza ilk olarak yerleştirmezseniz hiçbir zaman bir daha koyamazsınız, o zaman da ne kendinize, ne de çalıştığınız kuruma, ne de ülkenize faydalı olursunuz.
Bunları bilebilmek için profesör olmaya gerek yok değil mi? Stephen Covey ise “Önemli İşlere Öncelik” kitabında zaman yönetimi kavramına farklı yaklaşıyor. Covey’e göre geleneksel zaman yönetimi, insanların koluna ikinci bir “saat” takmak olarak yorumlanıyor. Covey, “ikinci bir saate değil, pusulaya ihtiyacınız var, çünkü ilerlediğiniz yön, hareket hızınızdan çok daha önemlidir” diyor. Ancak saat ile pusula çok farklıdır. Zaman yönetimi, bizi daha çok işi daha kısa sürede yapmaya odaklar. Ancak doğru işi doğru zamanda yapmak önemlidir. Bu, lideri yöneticiden ayıran en temel özelliktir. Hepimiz kariyer basamaklarından daha hızlı tırmanabilmek için zaman yönetimine önem veririz.
Başarı merdivenini tırmanırken yaşamımızın büyük bir bölümünü harcarız. Ancak elinizde bir pusula yoksa, zaman yönetimi sizin, “yanlış duvara dayanmış merdiveni” daha hızlı çıkmanızı sağlarken varacağımız zirve, çoğu kez “mutluluk zirvesi” olmayabilir. Covey’in son çalışması bu ilke odaklı zaman ve ömür yönetimi konusunda sayısız ipucları veriyor (Şeref Oğuz, ÖneriYorum,Milliyet).
Stephen Covey’in zaman matrisi, önceliklendirme ile ilgili düşülen hataları açıkça ortaya koyuyor. Yapılacak işleri kişisel zaman planınız çercevesinde aşağıdaki aciliyet ve önem derecelerine göre zaman matrisinde gruplandırmıştır :
| Acil (kısa vadeli) | Acil değil (Orta veya uzun vadeli) | |
| Önemli |
1 |
2 |
| Daha az önemli |
3 |
4 |
Yapılacaklar listenizde acil ve önemli olan işler her zaman ilk sıradadır. Bunlar müşterinize iletmeniz gereken bir sözleşme, tamamlamanız gereken bir proje gibi birincil derecede önemli sorumluluklarınız olabilir. Başkaları için birincil önem taşıyan işlere harcadığınız saatler zaman planlanımızda 3. sıradaolmalıdır. 2. sırada yer alarak acil tuzağına düşmemek gerektiğini vurgulamıştır.
Her nekadar bu matris çercevesinde işlerin önceliklerini ve sıralamasını dikkate alsak da bize atanan sorumluluklarımızı da unutmamalıyız. Bu öncelik ilişkisini sorumluluk matrisi olarak dikkate alabiliriz. Sizin için önemli olmayan ama yakın çevreniz, aileniz, okulunuz, yaşadığınız toplum için önemli olan öncelikleriniz ve sorumluluklarınız olabilir. Çevrenize ve yaşadığınız topluma karşı sorumluklarınız olsada öncelikle topluma yararlı kişiler olarak kendinizi yetiştirmeniz ve geliştirmeniz gereklidir. Üniversite süresince sorumluluklarınız sadece ders kapsamındaki bilgiler ile sınırlı kalmayıp kendinizi sosyal ve kültürel olarak geliştirmeniz gerekir. Üniversite sonrası yaşamınızda yapmanız gereken o kadar çok iş ve sorumluluklarınız olacak ki üniversite yıllarında yapmanız gerekenleri ertelememeniz gerekir. Zaman geriye dönüşü olmayan kıt kaynaktır. Bu nedenle üniversite eğitiminiz tamamlanıncaya kadar kendinize projeler tanımlayabilir ve bunların tamamlanmasını hedefleyebilirsiniz. Globelleşen dünyada yerinizi alabilmek için yabancı dilinizi geliştirmek veya rekabet ortamında avantaj kazanabilmek için bilişim teknolojilerinden etkin bir şekilde yararlanmak gibi sorumluluklar alabilirsiniz.
Şu ana kadar proje yönetiminde önemli bir yeri olan zaman yönetimini ele aldık. Ancak proje yönetimi sadece zaman yönetimi olarak algılanmamalıdır. Zaman yönetimi proje yönetiminin alt konularından sadece biridir. Öncelikle projenin ne olduğunu anlamamız önemlidir. Proje; günlük yaşamızda veya iş hayatında karşılaştığımız hatta bir üyesi olarak çalıştığımız bir başlangıç ve bitiş tarihi olan geçici bir çabadır. Diğer bir deyişle sonsuza kadar sürecek veya başlangıç tarihi belirsiz olan işleri proje olarak tanımlayamayız. Genellikle daha önce yapılmamış işler olarak tanımlanır. Ancak daha önce benzeri bir proje yapılmış olsada farklılıklar göstermesi durumunda yeni bir ürün olarak proje kapsamında ele alınabilir Örneğin her nekadar Boğaziçi Köprüsü daha önceden aynı amaçla yapılmış olsa da yer, kapsam ve diğer farklılıkları nedeniyle Fatih Sultan Mehmet Köprüsü inşaatı farklı bir proje olarak ele alınmıştır. Aynı zamanda projelerin kapsamı, zamanı ve bütçesi vardır. Dünya Kupası açılış töreninin daha önceden belirlenen gün, saat ve yerde belirlenen bütçe içinde tamamlanması bir projedir. Diğer bir örnek olarak T.C Eski Cumhurbaşkanı Turgut Özal’ın 15000 metre karelik bir alan içinde mezar anıtının yapılması verilebilir. 27 farklı faaliyetten oluşan yaklaşık 1,5 milyon dolara 20 mühendis ve 40 inşaat işcisi ile 78,5 saat içinde tamamlanmıştır. (Kaynak: A.Taşpınar:
Building the Tomp of the Late Turkish President Turgut Ozal” PM Network, April, 1994.)
Pojelerin ortaya çıkış noktası ihtiyaçtan kaynaklanarak toplumsal fayda sağlayan sosyal bir proje olabileceği gibi bir işletme için kar amaçlı bir proje de olabilir. Öncelikle projelerin fizibilite çalışması yapılarak proje değerlendirme konusu ele alınabilir. Bu kapsamda dikkate alınırsa projelerin önerilmesi, finansal olarak değerlendirilmesi ve seçimi finans yönetiminin de bir konusu olabilmektedir. Her şeyden önce bir projenin öneri olarak hazırlanması(proposal preparing) faydalı veya karlı bir proje olarak kabul edilerek başlatılması proje yönetiminin ilk adımını oluşturmaktadır. Günümüzde Sözleşme Yönetimi nasıl bir uzmanlık ve danışmanlık alanı haline gelmişse bir projenin hazırlama konusunda danışmanlık hizmeti veren uzman kişi veya kurumlar da giderek artmaktadır. Kamu veya özel sektörde bir çok proje proje önerisi teklifi uygun olarak hazırlanamadığı için daha başlangıçta kabul edilebilme şansları azaltmakta ve fırsat kayıplarına neden olmaktadır. Herşeyden önce bir projenin nasıl hazırlanması konusundaki bilgilerin kazanılması önemlidir. AB 6. Çerceve Programı kapsamında Aralık 2002 tarihinden 10 Ağustos 2005 tarihine kadar Almanya 20596 proje ile başvururken Türkiye toplam 1360 proje önermiş bunların sadece 242 si fonlanarak kabul edilmiştir. Başvurularımızın %18 fonlanma oranı başarı olarak gösterilemez.
Şüphesiz projenin iyi tanımlanmış amaçları ve bu amaçlar doğrultusunda sayısal olarak ifade edebileceğimiz hedefleri olmalıdır. Örneğin hayatınızın bir kariyer planı olarak 30 yaşına geldiğinizde iyi bir eğitim almış olarak bir işletmenin üst yönetiminde görev alacak bir pozisyona gelmek amacınızı oluştururken kazanacağınız ücretin sayısal olarak belirlenmesi(örneğin en az 5000 YTL gibi) hatta sahip olmak istediğiniz diğer hedeflerinizi sayısal olarak ifade edebilirsiniz. Tabi ki bu hedeflerinizi koyarken en önemli konu etik ve ahlaki ilkelerinizi de koymanızdır. Herşeyden önce nereye varmak istediğimizi bilerek merdiveni o duvara dayamak gerekir ve merdivenin ucuna varmak için basamakların neler olduğunu bilmeniz ve bunları teker teker çıkmanız gerekecektir. İşte bu basamaklar proje yönetiminde kilometre taşları (milestone) olarak tanımlabilir.
Diğer bir bakış açısıyla, proje yönetiminin teknik bir boyutu olmakla beraber sosya-ekonomik boyutu da vardır. Zira projelerin başarısı esas alındığında sadece teknik boyutuyla yaklaşmak yeterli olmayacaktır. Proje Yönetimi konusu teknik yönüyle dikkate alındığında Proje Planlama ve Kontrol Teknikleri olarak Mühendislik Fakültelerinde ders olarak verilebildiği gibi Üretim Yönetimi ve Sayısal Karar Verme Tekniklerinin ders kapsamında da ele alınmaktadır. Proje Yönetimi konusunda yerel organizasyonlar ve dernekler oluşturulmakta ve bu gruplar proje yönetimi disiplinin gelişmesi ve yaygınlaşması için çalışmalarını yoğunlaştırılmaktadır. Ülkemizde de Proje Yönetim Derneği ve İstanbul Proje Yönetim Derneği bu organizasyonlara örnek gösterilebilir. Hatta bu derneklerin içinde çalışma grupları ile alt uzmanlık konuları oluşturulmuştur. Proje Yönetimi konusunda kongre, konferans ve seminerler düzenleyerek bu konuda bilincin artmasına katkı sağlamaktadırlar. İster kamu sektöründe olsun isterse özel sektörde olsun yapılan projelerin bir çoğu zamanında bitirilmediği ve/veya istenilen kalitede ve bütçede tamalanamadığı için başarısız sayılmaktadırlar. Standish Group tarafından yapılan bir aaştırmaya göre 25 milyar dolar olan 8400 IT projesi arasından %16 sı başarılı yani zamanında ve bütçesi içinde kaliteli olarak bitirilmiş, %50 si kurtarma operasyonu görmüş, %34 ü ise bitirilememiştir. Bu nedenle proje yönetim felsefesiyle projeler ele alınmalıdır. Başarısızlıklarının dolayısıyla büyük parasal kayıpların önüne geçilebilmelidir.
Bu bakış açısı ile ele alındığında proje yönetimi işletmecilikte de büyük önem kazanmaktadır. Zaman, maliyet, performans ve kalite konularının dengesi içinde projeleri yönetme becerisi kazandıran proje yönetiminin önemi giderek artmaktadır. Proje Yönetiminde önemli üç unsur; kalite, maliyet ve zaman proje yönetim üçgeni olarak tanımlanır. Üç parçalı üçgen üç ayaklı tabure gibi dengeyi gösterir. Dengeyi sağlamak için bu üç ayağın herhangi birinden vazgeçilemez. Proje üçgeni her nekadar tabure ayakları kadar hassasiyet göstermese de bu üç unsur birbirine bağlı ve birlikte düşünülmelidir. Hiç bir unsur diğer ikisinden daha önemli değildir. Ancak bu elemanları her zaman eşit değerlendirebilmek zordur. Birini değiştirmek diğerlerini etkileyecektir. Örneğin proje zamanını kısaltmak proje maliyetlerini artıracaktır veya proje maliyetlerini azaltmak proje kalitesini de düşürecektir. İşte bu üç unsur arasında dengenin sağlanması (trade-off) ve en iyi kararların verilmesi proje yöneticilerin işi olacaktır. Eğer kalite öncelikliyse daha fazla maliyet konabilir yada proje süresinin uzaması kabul edilebilir? Eğer maliyet öncelikliyse proje planında değişiklikler yaparak proje süresini uzatabilir miyiz? Zaman öncelikliyse daha fazla kaynak kullanarak proje maliyetlerinin artışını göze alabilir miyiz? İşte ne yapmak isterseniz isteyin dengeyi sağlamayı unutmayın. Teknik olarak ele alındığında proje süresinin istenilen zamanda bitirilebilmesi için mümkün olan en az maliyet artışıyla projenin hangi faaliyetlerinin ne zaman başlaması ve tamamlanması gerektiği teknik olarak bulunabilir (time-cost trade-off).
Proje yönetiminin yaygınlaşmasında önemli bir rol oynayan Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) bu konuyu daha geniş kapsamda ele almaktadır. Proje Yönetim Profesyonelleri (PMP) ünvanına sahip ve dünyanın her yerinde geçerli olan proje yöneticilerini belirlemek üzere sınav organizasyonları da yapmaktadır. Proje Yönetim konuları güncelleştirilmiş “PMBOK-2005” adlı kitabında 9 bilgi alanı ile ele alınmaktadır. Bu alanlar; Entegrasyon Yönetimi, Kapsam Yönetimi, Zaman Yönetimi, Maliyet Yönetimi, Kalite Yönetimi, İnsan Kaynakları Yönetimi, İletişim Yönetimi, Risk Yönetimi ve Tedarik Yönetimi’dir. Bu bilgi alanlarına bakıldığında da proje yönetimi bir çok konuyu kapsayarak çok geniş bir alana yayıldığı anlaşılıyor ve proje başarısı için herbirinin birlikte ele alınması gerekiyor. Proje yönetimi konusu akademik olarak ele alındığında Mühendislik Fakültelerinin özellikle İnşaat Mühendisliği ve Endüstri Mühendisliğinde zorunlu dersler olarak verildiği gibi günümüzde tüm disiplinlerin vazgeçilmez dersi olmaktadır. İşletme Yönetiminde ise hem teknik hem de sosyal yönüyle ele alınarak projelerin başarısına imza atacak yöneticilerin yetişmesi önem kazanmaktadır. İşletme yönetiminde en önemli konu olan kaynakların etkin yönetimi proje yönetiminde tam olarak ele alınmaktadır. Önemli olan da bu kaynakların dengeli yönetimi olduğuna göre iş hayatınızda ve kişisel yaşamınız için proje yönetimi disiplini ile çalışmanız önemlidir.
Üniversite yaşamınızda hangi projelerde görev aldığınız ve hangi deneyimleri kazandığınız hangi dersleri ve eğitimleri aldığınız kadar önemli olacaktır. Başlangıçta belli alışkanlıklarınızdan vazgeçmek zor olsa da, proje yönetimi disiplini içinde işlerinizi ele almanızın ve yönetmenizin sizi başarılı kılacağını unutmayınız.
Sevgiyle kalın.
Prof. Dr. Erdal Balaban
İ.Ü. İşletme Fakültesi Sayısal Yöntemler Anabilim Dalı Başkanı
Aralık, 2005
